Что ломается, когда финансы компании живут в таблицах
В этой статье
Компании в Нижнекамске, которые работают подрядчиками у крупных производств, обычно ведут финансы в связке «1С для бухгалтерии плюс несколько файлов для себя». Пока договоров пять, схема держится. На пятнадцати начинается: закрытие месяца затягивается, цифры в двух таблицах не сходятся, а на вопрос о прибыли отвечает не отчёт, а интуиция. Разберём симптомы, по которым видно, что управленческий учёт пора ставить, и что мы делаем с каждым из них.
Симптом: месяц закрывается к двадцатому числу следующего
Пока финансист руками сводит выгрузки, отчёт устаревает раньше, чем доходит до собственника. Решения принимаются по данным полуторамесячной давности, и любое из них уже опоздало. Управленческий отчёт полезен ровно до тех пор, пока по нему можно что-то изменить. Мы переводим сборку на регулярную выгрузку из источников, и закрытие периода уезжает на пятое число. Дальше отчёт становится инструментом планирования, а не летописью.
Симптом: прибыль по договору считают на глазок
У подряда и промышленного сервиса затраты растянуты во времени: материалы закупили весной, работы сдали летом, оплату получили осенью. Если расходы не привязаны к объекту, рентабельность договора превращается в разговор «вроде заработали». Мы разносим прямые затраты на объекты, а общие – по одному понятному правилу. В отчёте видно прибыль каждого договора на его закрытии, а не через год по итогам всей компании. Убыточный объект после этого закрывают на второй смете, а не на пятой, и это самый быстрый эффект от постановки учёта.
Симптом: деньги фирмы и деньги собственника перемешаны
Личные траты проходят по расчётному счёту, займы учредителя гуляют туда-обратно, и результат месяца зависит от того, покупал ли владелец машину. Пока личные операции не вынесены в отдельные статьи, прибыль в отчёте ничего не означает. Это первое, что приводится в порядок при постановке учёта, ещё на этапе финансовой модели. Заодно расходятся два потока, которые обычно спорят друг с другом: оплата по договору и признание выручки. Полученный аванс – это ещё не заработанные деньги, и отчёт обязан их различать, иначе прибыльный на бумаге месяц заканчивается долгами.
Как чинится: сначала модель, потом отчёты
- диагностика цифр, 2-3 дня – смотрим выгрузки, выписки и таблицы, ищем расхождения;
- финансовая модель и смета, 3-5 дней – статьи, направления, правила разнесения затрат;
- сбор данных, 5-10 дней – 1С, банк, CRM и рабочие файлы;
- три отчёта и платёжный календарь, 5-7 дней;
- дашборд собственника, 3-5 дней.
Цифры собираются сами, а не по вечерам
Ручная сборка ломается по двум причинам: она отнимает несколько дней и молча накапливает опечатки, которые не с чем сверить. Настройка регулярной выгрузки из 1С, банка и CRM занимает около двух недель и стоит от 110 000 ₽. После неё собственник получает три вещи одновременно:
- отчёт о движении денежных средств – куда ушли деньги;
- отчёт о прибылях и убытках и управленческий баланс – сколько заработано и где это лежит;
- дашборд на одну страницу, доступный с телефона в любой момент.
Сроки наведения порядка и суммы
Экспресс-вариант – три базовых отчёта на ваших данных за 7 рабочих дней, от 80 000 ₽. Постановка под ключ с моделью, календарём платежей, дашбордом, регламентом и обучением – 4-6 недель, от 220 000 ₽. Смета и срок фиксируются до старта работ. Первый месяц после запуска правки бесплатны, дальнейшее ведение – от 25 000 ₽ в месяц.
Начать стоит с диагностики: за пару дней мы посмотрим ваши выгрузки и скажем, каких данных не хватает для честной прибыли. Звоните +7 (901) 417-22-12 или напишите в заявке, что болит сильнее – цены и другие услуги автоматизации открыты на сайте.
